Kurumsallaşma Adı Altında Şirketleri Hantallaştırmayın! Batırmayın!

İş dünyasında öyle kelimeler var ki herkes kullanıyor ama ne anlama geldiğini sorduğunuzda pek az kişi doğru dürüst açıklayabiliyor.

Bunların başında da kurumsallaşma geliyor.

Hangi şirket sahibine sorsanız aynı cevabı alırsınız:

"Artık kurumsallaşmamız lazım!"

Peki, nasıl?

Yeni müdürler mi atayacağız?

Her departmana bir yönetici mi koyacağız? Masaları, koltukları, unvanları mı çoğaltacağız? Yoksa her iş için ayrı bir form, her karar için ayrı bir imza mı isteyeceğiz?

Maalesef birçok işletmede kurumsallaşma tam da böyle anlaşılıyor.

Bir bakıyorsunuz, dün beş dakikada çözülen mesele bugün beş kişinin onayını bekliyor. Dün müşteriye anında cevap veren çalışan, bugün müdüründen izin almadan konuşamıyor.

Üstelik bütün bunlara da kurumsallaşma deniliyor!

Oysa kurumsallaşma, işleri zorlaştırmanın değil, kolaylaştırmanın sanatıdır.

Dünyada başarılı şirketlerin yönetim yapıları üzerine yapılan araştırmalar da önemli bir gerçeği ortaya koyuyor, bir işletmenin başarısını belirleyen, yönetim kademelerinin çokluğu değil, kararların doğru yerde, doğru zamanda ve doğru insanlar tarafından alınabilmesidir.

Harvard Business Review'da ele alınan bürokrasi sorunları ve McKinsey'nin organizasyonel verimlilik araştırmaları da bu anlayışı desteklemektedir.

Çünkü gereksiz yönetim katmanları çoğaldıkça kararlar yavaşlayabilir, çalışanların inisiyatifi azalabilir ve şirketin hareket kabiliyeti zayıflayabilir.

Şimdi şirket sahiplerine samimi bir soru sormak istiyorum:

Sizin şirketinizde işler sistemle mi yürüyor, yoksa sürekli sizin müdahalenizle mi?

Siz olmadığınızda ödemeler duruyorsa, satın alma yapılamıyorsa, üretim aksıyorsa, müşterinin sorunu çözülemiyorsa kusura bakmayın ama ortada henüz sağlıklı bir yönetim sistemi yok demektir.

Dahası var.

Bir şirket düşünün.

Satışları yüzde 10 artmış, personel giderleri yüzde 30 yükselmiş. Yönetici sayısı çoğalmış ama üretim kapasitesi değişmemiş. Toplantılar artmış fakat sorunlar azalmamış.

Bu şirket gerçekten büyümüş müdür?

Hayır!

Büyüyen şirket değil, şirketin taşıdığı yük olabilir.

Elbette her şirketin yöneticilere, kurallara, denetime ve belirli prosedürlere ihtiyacı vardır. Ancak bunların her biri somut bir ihtiyaca cevap vermelidir.

Bir müdürün varlığı işleri hızlandırmalı, bir prosedür hataları azaltmalı, bir rapor karar almayı kolaylaştırmalıdır.

Aksi hâlde bütün bunlar işletmenin sırtında taşınan maliyetlere dönüşür.

Peki, ne yapmalı?

Öncelikle şirketin bütün faaliyetleri ölçülebilir olmalı.

Üretimde fire ne kadar? Birim maliyet neden yükseliyor? Stokta ne kadar sermaye bekliyor? Satışlar artarken tahsilatlar neden geride kalıyor? Kâğıt üzerinde kâr eden şirket neden nakit sıkıntısı yaşıyor?

İşte gerçek yönetim, bu soruların cevaplarını bilmektir.

Her çalışanın görevi belli olmalı. Yetki verdiğiniz insandan hesap sorabilmeli, sorumluluk yüklediğiniz insana da gerekli hareket alanını tanımalısınız.

Yetki vermeden sorumluluk istemek adaletsizliktir. Sorumluluk yüklemeden yetki vermek ise yönetim zafiyeti.

Patronun görevi her işi yapmak değil, her işin doğru yapılmasını sağlayacak sistemi kurmaktır.

İyi bir şirket, sahibinin her sabah kapısını açmasıyla değil, önceden belirlenmiş ilkeler ve işleyen mekanizmalarla ayakta kalır.

Bir işletmenin gerçek gücü, patronun masasında biriken dosyalarda değil; çalışanlarının bilgi, liyakat ve sorumluluk bilincinde saklıdır.

Son sözümüz özellikle şirket sahiplerine,

Kurumsallaşacağım diye şirketinizi müdürlüklerle doldurmayın. Evrak üretmek için insan çalıştırmayın. Kontrol edeceğim diye bütün kararları kendinize bağlamayın.

Sistem kurun, insan yetiştirin, yetki dağıtın, sonucu ölçün ve hesabını sorun.

Çünkü bir şirketi büyüten kalabalık kadrolar değil, doğru insanlarla kurulmuş doğru sistemlerdir.

Kurumsallaşma bir görüntü meselesi değil, yönetim meselesidir. Şirketinizin tabelasını değil, işleyişini büyütün.