Kurumların yazılı olmayan gizli gücü, uzun yıllar boyunca biriktirdiği deneyim, bilgi ve tecrübelerin bütünü olan "kurumsal hafızadır."
Kurumsal hafıza, geçmişte alınan kararları, yaşanan başarı ve başarısızlıkları, yazılı süreçlerin yanı sıra çalışanların zihninde yer alan bilgileri kapsar.
Bu hafızanın korunması ve gelecek nesillere aktarılması, kurumların uzun ömürlü olmasının temel şartlarından biridir.
Kurumsal hafızanın zayıf olduğu yapılarda her personel değişikliği yeni bir başlangıç anlamına gelir.
Özellikle kamu kurumlarında "yazılı olmayan süreçlerin" yeni görevlilere aktarılamaması, vatandaşların aynı konuları defalarca anlatmak zorunda kalmasına neden olur. Bu durum hem zaman kaybı yaratır hem de bürokrasiyi artırır.
Kurumsal hafızanın en çok sınandığı alanlardan biri ise personel rotasyonlarıdır. Bir kurumda çalışanların büyük bölümünün aynı anda değiştirilmesi, yalnızca insan kaynağını değil, yıllar içinde oluşan "deneyim sermayesini" de kaybetmek anlamına gelir.
Karşılaştığım bir durumdan bahsedeyim, Bir kurumda görev yapan 10 personelden 9'u rotasyonla başka şubelere tayin edilirken, yalnızca 1 kişi yerinde bırakıldı. Bu tek kişinin kalma sebebi, kurumun hafızasını temsil etmesiydi. Bir kurumda çalışanların büyük bölümünün aynı anda değiştirilmesi, yalnızca insan kaynağını değil, yıllar içinde oluşan "deneyim sermayesini" ve "işleyiş hafızasını"da kaybetmek anlamına gelecekti.
Tarihsel ve kültürel mirasımızda da güçlü örnekleri bulunmaktadır.
Peygamberimizin (Sallallahu Alleyhi Vessellem) Bedir Gazvesi'ne katılan sahabelere yönelik övgü ve takdir ifadeleri, İslam toplumunda kalıcı bir aidiyet ve bağlılık kültürü oluşturmuştur. Bedir ehlinin özel bir konumda değerlendirilmesi, yalnızca bireysel bir takdir değil, aynı zamanda toplumsal hafızanın korunmasına yönelik özel bir yaklaşımdır.
Tarihsel süreç göstermektedir ki, "kurumların geçmişini oluşturan unsurlar yalnızca kurallar değil, aynı zamanda yaşatılan değerler ve hafızadır."
Güçlü hafızaya sahip olmayan yapılar, geçmişte çözülmüş sorunları yıllar sonra yeniden çözmeye çalışarak ciddi kaynak kayıpları yaşar.
Özellikle kritik bilgilerin belirli kişilerin zihninde kalması, çalışanların ayrılması durumunda kurumsal hafıza kaybı riskini ortaya çıkarır.
İşletmelerde ve kurumlarda Tamamlanan projeler veya yaşanan krizler sonrasında oluşturulan raporlar, kurumsal öğrenmenin kalıcı hale gelmesini sağlayarak aynı hataların tekrar edilmesini önlemektedir.
Güncel bir örnek ile yazımıza devam edelim. Atandığı kurumun hafızasını hiç bilmeyen "dışarıdan" birinin göreve getirilmesinin kuruma nasıl büyük zararlar verdiğini yakından biliyorum. Yeni gelen kişi kurumun hafızasını bilmediği için kurumu zarara uğratmıştı.
Buradan çıkaracağımız en büyük ders; Kurumu tanıyan, onun geçmişini ve detaylarını bilen iç personel her zaman çok değerlidir. Çünkü onlar, kurumu sıkıntıya sokacak hataları henüz gerçekleşmeden önleyecek hafızaya sahiptir.
Geçmişte yaşanmış gerçek vakaların incelenmesi ve empati temelli eğitimlerin verilmesi, vatandaşlarla daha sağlıklı ilişkiler kurulmasına yardımcı olacaktır. Aksi halde "prosedür böyle", "ben bilmem merkez bilir" anlayışı, kurumların insan odaklı yaklaşımını zayıflatabilir.
İşletme ve kurumlarda, Belgeler ve prosedürler korunabilir, ancak "kriz yönetimi becerileri, saha tecrübeleri, sağlanan başarılar ve özellikle de paydaşlarla kurulan güven ilişkileri veya muhatabın hassasiyeti çoğu zaman çalışanlarla birlikte kurumdan ayrılır."
Bu nedenle rotasyon süreçlerinde kademeli geçiş modelleri uygulanmalıdır. "Görevi devralacak personelin, mevcut görevliyle belirli bir süre birlikte çalışması yazılı olmayan bilgi birikiminin aktarılmasını kolaylaştırıp kurumsal hafızayı koruyacaktır."
Özellikle kurumlarda görev yapacak personelin bölgenin sosyal, kültürel, ekonomik hatta muhatap olduğu kişilerin ruhsal hassasiyet özelliklerine ilişkin kapsamlı uyum ve alıştırma eğitimlerinden geçirilmesi önem taşımaktadır.
Gelecek nesillere iyi bir miras bırakmak, başarıyı sürdürülebilir kılmak ve yarını yönetmek için "kurumsal hafızayı" korumalıyız.
