"İşimize Zaman Ayırmak ve

İşimizin Takibini Yapmak"

Sivil toplum kuruluşlarında “hayırda yarış” anlayışıyla çok kıymetli çalışmalar yürütülüyor. Ancak bu çalışmaların kalıcı ve etkili olabilmesi için dikkat edilmesi gereken bazı temel ilkeler var. Bunların başında, “işimize zaman ayırmak ve işimizin takibini yapmak” gelir.

Eksiklikler, yapılacak işler ve planlamalar belli bir program çerçevesinde belirlenir, sahaya yansıtılır ve uygulama başlatılır. Fakat bu noktada en kritik aşama, yapılan işin takibini yapmaktır; yani denetlemek, izlemek ve gerektiğinde yön vermektir.

Bir işi çok sadakatli ya da çok liyakatli birine vermemiz, o işin takipsiz kalabileceği anlamına gelmemelidir.

Hani deriz ya; “Güven denetime mani değildir.” İşte tam da bunu kastediyorum. Aksine, belirli aralıklarla işler gözden geçirilmeli ve süreç yakından izlenmelidir. Takipsiz bırakılan işlerin nereye gittiğini kestirmek zorlaşır.

Çalışanlar, kendilerini izleyen ve rehberlik eden bir yöneticinin varlığını hissettiklerinde daha çok motive olurlar. Çünkü bir işin ciddiyetle takip edildiğini bilmek, verilen görevin değerli olduğunu hissettirir. Bu durum, sadece görev bilinci değil; aidiyet duygusu da oluşturur. Yani takip varsa duyarlılık ve motivasyon daha çok artacaktır.

Halk arasında sıkça kullanılan bir söz vardır:

“Orada bir köy var uzakta, gitmesek de görmesek de…”

Ne yazık ki bu anlayış günümüzde geçerliliğini yitirmiştir. Çünkü gitmediğimiz, görmediğimiz, yani denetlemediğimiz işler, bize ait olmaktan çıkar. Sahada yapılan bir çalışmayı bilmiyorsak, o iş bizim olmamış demektir.

Yaşanmış bir örnek söyleyeyim size,

Bir sivil toplum kuruluşunda düzenli olarak yapılan gıda yardımları sırasında sadece teslimatlara değil, teslim sonrası memnuniyete dair takip aramaları da yapılmaya başlandı. Bu basit uygulama sayesinde eksik teslimatlar erken tespit edildi, yardım süreci daha sistemli hâle geldi. Küçük bir denetim ve takip çabası, sürecin güvenilirliğini ciddi şekilde artırdı.

Yöneticilerin ilk olarak kendi sorumluluklarını eksiksiz yerine getirmesi gerekir. Bu sayede ekip üyelerine de örnek olabilirler.

"Özellikle yönetici konumundaki kişilerin kendi alanlarının başarısı için kaygı sahibi olmaları, başarıyı dert edinmeleri ve işlerine düzenli olarak zaman ayırmaları gerekir"

Yönetici ve saha çalışanları, özveriyle çalışmalı, her ayrıntıya dikkat etmeli, istişareye açık olmalı ve hesap verebilirlik ilkesine göre hareket etmelidir. Bu, kurumsal güveni ve ekip ruhunu artırır.

“Sadece işin detaylarına hâkim olmak yetmez, işin detaylarına hakim olmak tabiki çok değerlidir ama asıl başarı, işin sahadaki uygulanışını ve sonuçlarını düzenli şekilde denetleyip takip etmekle mümkündür.”

Takip, sadece yöneticinin değil; tüm ekibin sorumluluğudur.

Kurum içinde bir “takip-denetleme kültürü” oluşturmak, işleri hızlandırır, hataları azaltır ve güven ortamı inşa eder. Bu kültür, başarıyı tesadüfe değil, yönteme dayandırır. Önemli bir hususta şu olmalı tabiki "Takip- denetim tahrip edici ve sıkıcı bir disiplin anlayışına dönüşmemeli. Tatlı sert durumunu içinde barındırmalıdır.”

Muhterem bir hocamın dediği gibi:

“İdareciler… önce siz işinizi hakkıyla ifa edeceksiniz. Sonra da verdiğiniz görevlerin takibini eksiksiz yapacaksınız. Takibi yapılmayan iş, hiç verilmemiş ve yapılmamış gibidir.”

Eğer işler düzenli olarak takip edilmezse, küçük hatalar zamanla büyür. Müdahale geciktiğinde ise sorunlar daha karmaşık hâle gelir. Basit bir eksiklik, önlem alınmazsa ileride telafisi zor ciddi kayıplara neden olabilir.

Peki denetim-takip nasıl yapılır veya başarılı kuruluşlar bunu nasıl uyguluyorlar.

Sadece dönemsel raporlar istemek yeterli değildir. Düzenli geri bildirim alıyorlar. Bu hem motivasyon sağlıyor hem de işlerin yönünü gösteriyor.

Net hedefler belirliyorlar. Her işin ölçülebilir hedeflerini belirleyip takip ediyorlar.

Dijital araçları kullanıyorlar. Proje yönetim yazılımları, takvim çizelgeleri ve hatırlatıcılar ile takip süreçlerini kolaylaştırıyorlar. Gözden geçirmeyi ihmal etmiyorlar. Küçük sapmaları erken fark ederek, büyük sorunların önüne geçiyorlar.

“İşimize zaman ayırmak ve işimizin takibini yapmak hem bireysel hem de kurumsal başarıyı getiren en temel stratejilerdendir.”

Takip eden, hataları değil, gelişimi yakaladığını da görecektir.

Gelir geçer bir memuriyet görevi bilinciyle değil, amir idareciliğiyle sorumluluğu omuzlayan bir kararlılıkla azimli ve özverili çalışmak, işin ruhunu oluşturur. Bu ruh ve anlayış bizlere başarıyı, manevi hazzı ve mutluluğu verecektir.

Şimdi soruyorum;

İşimize zaman ayırıyor muyuz?

İşimizi takip ediyor muyuz?

Yoksa…?